Navikli smo se da dokumente i ostale podatke čuvamo u cloudu, gde imamo "neograničen prostor" i fajlovi se čuvaju "zauvek". Ništa drukčije nije ni u Microsoft 365, gde možemo u SharePoint Online dostupati do dokumenta projekata za koje smo već davno zaboravili da smo u njima sudjelovali ili do prvih emajlova koje smo poslali preko Exchange Online.

Na predavanju čemo pogledati kako možemo upravljati sa čuvanjem podataka u Microsoft 365. Pošto svi podatci (email i fajlovi) nisu iste važnosti i ne želimo ih čuvati jednako dugo, najpre ćemo ih klasifikovati ("data classification"). Na osnovu klasifikacije podaci, npr. fajl dobije etiketu očuvanja ("retention label"), koja određuje vreme čuvanja i šta treba da se desi po isteku tog vremena.

Za vreme čuvanja ("retention period") administratori mogu dostupati do fajlova, čak i ako ih korisnici obrišu. Ako retention label označi fajl kao record, sadržaj datoteke niko, pa ni administrator, ne može menjati. Kad vreme čuvanja istekne, podatci mogu ostati, automatski se ukloniti ili ih dobijemo u pregled ("disposition review").

Microsoft 365 ima bogate mogučnosti za upravljanje sa čuvanjem podataka. Na predavanju čemo objasniti i pogledati osnove, koje bi trebao da zna svaki Microsoft 365 administrator.