Navikli smo se da dokumente i ostale podatke čuvamo u cloudu, gde imamo "neograničen prostor" i fajlovi se čuvaju "zauvek". Ništa drukčije nije ni u Microsoft 365, gde možemo u SharePoint Online dostupati do dokumenta projekata za koje smo već davno zaboravili da smo u njima sudjelovali ili do prvih emajlova koje smo poslali preko Exchange Online.

Microsoft 365 ima bogate mogučnosti za kontrolu i upravljanje podataka. Na predavanju čemo objasniti i pogledati osnovne mogučnosti, koje bi trebalo da zna i koristi svaki Microsoft 365 administrator:

- Sve počinje sa klasifikacijom, gde fajlove podelimo na osnovu važnosti ("osetljivosti"), uz upotrebu sensitive info types ili klasifikatora ("trainable classifiers"). Datoteke koje imaju "važniji" sadržaj možemo opremiti sa sensitive labelama, koje jasno označavaju osetljivost sadrzaja, npr. dodavanjem headera ili watermarka i/ili šifrovati sadržaj.

- Data loss prevention se brine da datoteke sa "osetljivim sadržajem" nisu dostupne. Korisnike možemo upozoriti pre nego što pokušaju dodati datoteke sa takvim sadržajem ili ih u tome sprečiti.

- Retention labele garantiraju da se označeni fajlovi čuvaju predodređeno vreme, npr. pet godina, i da su fajlovi dostupni u slučaju brisanja. Još više, ako retention label označi fajl kao record, sadržaj datoteke se uopšte ne može editovati. Kad predodređeno vreme prodje, označene datoteke mogu ostati, automatski se ukloniti ili idu u pregled ("disposition review").